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茶封筒を事務用以外に使うのは失礼？
種類が豊富にある封筒の中でも、茶封筒は頻繁に使われています。しかし、いつどのような時に使用するものなのか、茶封筒では失礼になる場合があるなど知らない方は多いのではないでしょうか。
別名クラフト封筒とも言われる茶封筒を事務用以外に使うことは一概に失礼とは言えません。クラフト紙が材料であっても、用途さえ間違えなければ白封筒よりも使用頻度は高いです。
茶封筒の使い道
茶封筒は請求書や領収書、ダイレクトメールなど主にビジネス用途に使われている他、日常生活では習い事の月謝や会費などで使うのが一般的です。
また役所や学校へ書類を送付するときも茶封筒を使うことが多いですよね。だからと言って、何から何まで茶封筒を使っていいわけではありません。
茶封筒は「ビジネス用途や事務的な作業、現金の支払いに手軽に使える封筒」と覚えておくといいでしょう。
白封筒で代用してもよい
白い封筒を使ってはいけないというわけではありません。あらゆる場面で茶封筒の代わりに白封筒を使っても構わないので、月謝や会費入れて渡してもマナー違反にはなりません。
茶封筒と白封筒のどちらを使用したらいいのか判断がつかない場合には、白封筒を使っておくと問題ないでしょう。
茶封筒が失礼になるケース
あらたまった場面では失礼にならないように茶封筒よりも格上の白封筒を使います。正式な手紙や目上の人に送る場合、機密性の高い文書を送付する場合などが当てはまります。
履歴書を送るとき
企業や学校に送る履歴書やエントリーシートなどはマナーとして白封筒を使いましょう。
正式な手紙や重要書類を送るとき
職場では会社役員交代の挨拶状や取引先へのお礼状、お悔やみ状など、正式な手紙や機密性の高い重要な文書を送るときには白封筒を使います。
個人的な手紙を送るとき
個人的な手紙を送るときは白封筒がよいでしょう。絶対に白封筒でなければいけないというわけではありませんが、個人的な手紙や親しい相手に事務的な茶色はあまりふさわしくないので、白封筒をおすすめします。
茶封筒・白封筒・カラー封筒の使い分け
茶封筒を使う
クラフト材を使用している茶封筒はコストが低くあらゆる場面で利用しています。どこのご家庭にも常備してあって会費を入れてちょっと持って行くというイメージですよね。
社内では資料を入れたり、重要度が低めの書類を送るときに気軽に使われています。目上の人や取引先に対して茶封筒を使用してはいけないというルールはありませんが「茶封筒＝事務用」のイメージが強いため、正式な手紙や目上の人に送るには適していないと思われているようです。
白封筒を使う
漂白されたケント紙が使われているため上質で高価なのが特徴です。そのためビジネス用途ではそれほど使われていません。招待状や案内状などの正式な手紙や機密性の高い重要書類、就職活動などで履歴書やエントリーシートを送付する場合に使用します。
履歴書などは白封筒のほうが望ましいが茶封筒でもNGでない
就職活動などで履歴書を郵送する場合でも、茶封筒を使ってはいけないというルールはありませんが、白い封筒で送った方が受け取った側に与える印象が大きく違ってきます。また履歴書は手渡しする場合でも白封筒に入れましょう。
カラー封筒を使う
水色やピンク、グリーンなど色が美しいカラー封筒は、友人や知人など親しい間柄の人に宛てる際に喜ばれています。
カラー封筒は趣味的な要素が強いため正式な文書のやり取りには適していませんが、グレーや薄い水色、クリーム色など淡い色であれば他者との差別化にもなるので使っても失礼に当たらないでしょう。
ただし、いくら親しい相手でも正式なお礼状や改まったシーンでカラー封筒を使うのはあまりおすすめできません。そのような時には、白無地の封筒を使うのが無難でしょう。
失礼にならない封筒の選び方と書き方
重要な書類や手紙に茶封筒は使わない
ルール違反ではありませんが、マナー的にやめたほうが賢明です。多くの書類や雑貨類を同封するなど他に用途がある場合や事務的な資料を同封するときなどには、大きめで厚手の茶封筒を使用しても問題ありません。
改まった手紙には「縦型和封筒」がよい
目上の方への手紙や儀礼的な意味合いのある手紙には縦型の白い和封筒を選びましょう。敬意を表しつつ失礼のないように、純白無地の和封筒に一文字一文字丁寧に宛名を書きます。
地模様のある和紙製などは上品で趣があります。若い世代では縦型封筒に文字を横書きしてあるのも見受けられますが、改まった手紙の場合には相手に対して失礼にあたりますので文字は縦書きにしましょう。
横書きの洋封筒を使うとき
カジュアルな感覚で使うことが多いのは横書きの洋封筒です。婚披露宴の招待状や案内状など、最近はよくこの洋封筒で届くのではないでしょうか。
年々、横書きの文書が主流となっており、招待状なども横書きでアラビア数字やアルファベットが使用される機会が多くなってきています。ビルの名前や、会場名などもアルファベットのものが増えていることもあり、横書きの方がバランスが良く読みやすいからなのでしょう。
お悔やみや悲しみの手紙で「二重の封筒」はマナー違反
ごく一般的な事務用縦型封筒などは一重の紙でできていますが、白色縦型封筒の中には一重のものと二重のものがあります。二重になっている封筒は中の字が透けて見えず、手触りも頑丈なものが多いのですが、お悔やみの手紙を差し出す場合には「二重の封筒」を使うことは出来ません。
「二重」や「2枚の便箋」などは「不幸が重なる」ことを想像させるため不吉とされているからです。お悔やみなどの手紙を差し出す場合には必ず一重の封筒を使いましょう。
郵便番号の枠がある封筒と無い封筒の使い分け
赤色の郵便番号の枠が上部に印刷されている封筒とされていない封筒があります。
ビジネスでもカジュアルな場合でも枠が印刷されているほうが書きやすくて便利ですよね。ただしお悔やみの手紙に使用する場合には絶対に赤色の枠を避けなければいけません。
また通常の手紙とは逆の方向に蓋を閉じるようになっているため、番号の枠があると天地が逆になってしまいます。このように守らなければいけない大切なマナーがあるため用途に応じて正しく使い分けるようにしましょう。
封筒に書くときに気を付けること
- 宛名は、「縦書き」「横書き」に関わらず、封筒の真ん中に書くのがマナーです
- 住所は、真ん中に書く宛名より、若干小さめの文字にします
- 住所が一行に収まらないときは改行して、一段下げて続けて書きます
- 番地は「1-2-3」とハイフンを使って省略せず、きちんと「1丁目2番地3号」と記入します
- 「漢数字」と「算用数字」、同じ宛名書きの中ではどちらかだけを統一して使います
- 番地以降にあるビルやマンションなどの建物名は、行を変え段落を下げて書きます
以上、6つの注意点は横書きと縦書きに共通したものです。
縦書きは番地を「漢数字」、横書きの場合は「算用数字」で書くのが一般的です。どちらにせよ誤配送を防ぎ、相手先に気持ちよく受け取ってもらえるようにバランスよくきれいな字で丁寧に書いてくださいね。
最後に
茶封筒や白封筒、それにカラー封筒といろいろある中で相手や用途に合わせた使い方をする必要があります。使いやすさやコスパを重視して茶封筒を選んでしまうと失礼になる場合がありせっかく丁寧に書いたお手紙が台無しになってしまいます。
メールやメッセージアプリを使うことが増え封書を使ってのやり取りは少なくなっていますが、どんな時にどの色の封筒を選べば良いかをしっかり把握しておきましょう。
茶封筒では失礼になる場合があるので封筒選びを間違わないようにTPOに合わせた使い分けをして封筒をうまく使いこなしましょう。
