返信用封筒の返し方と返信する時の正しいマナー

自分宛てに送られてきた封書の中に、返信用封筒が入っていることがあります。このとき、返信用封筒を使って返信する場合、どのようなやり方が正しいのかわからずに困っている人もいることでしょう。正しい知識を持って送らないと相手方に失礼になるので、マナーを把握することが大事です。今回は、返信用封筒を送る際の正しいマナーについて、詳しく解説します。

返信用封筒返し方

返信用封筒イメージ

返信用封筒はあらかじめ返信先の住所が記入されていることもあります。この場合、差出人である自分の名前や住所だけを記入して送付すれば、相手方のところへ届く仕組みです。

しかし、そのまま送付するのではなく、マナーとして一部を書き換えなくてはいけません。では、返信用封筒はどのような書き方が正しいのでしょうか。

名前の「行」「宛」という文字は二重線で消す

郵便物は、基本的に相手方へ「様」か「御中」をつけることが常識です。しかし、様や御中は自分自身につけるものではないので、返信用封筒の相手方の名前のところには「行」や「宛」という文字が付いています。

このまま送付してしまうと相手方に対して行・宛と失礼な呼び方をしていることになるので、行などの文字は二重線で消してその下か右隣に「様」や「御中」と書き加えましょう。

会社名は(株)などと省略しない

返信用封筒に相手方の住所などがあらかじめ記入されていない場合は、住所や氏名および会社名を間違えなく記入することが大事です。相手方が会社名であった場合「(株)」と省略せずに「株式会社」「有限会社」と正式名称を書きましょう。

住所の数字は、縦書きの場合であれば漢数字を使用する

住所を縦書きで記入する場合、相手方および自分の住所の数字は漢数字で統一するようにしましょう。漢数字の書き方は、例えば住所が「5-46-88」の場合「五-四六-八八」となります。46を四十六という風に書かないようにしましょう。

返信用封筒の様と御中の使い分け

様

返信用封筒に限らず、相手方へは名称の最後に「様」か「御中」を付けることが常識です。では、様と御中はどのようにして使い分ければいいのでしょうか。

「様」を使用する場合

「様」は、送り先が企業でなどであっても、その担当者の名前がわかっている場合、または、企業に所属していない個人宛の返信用封筒の場合に、使用します。

「御中」を使用する場合は

「御中」は、企業や団体およびその部署などに対して付ける名称です。住所記入においては「様」が個人に付けるのに対して「御中」は企業に付けることが多いです。

返信用封筒に限らず、企業や団体に所属している個人宛てに送付する場合は、個人だけに敬称を付けるだけで済ませてはいけません。「◯◯株式会社御中 ◯◯様」と、その担当者が所属している企業や団体にも敬称をつけるようにしましょう。

返信用封筒の敬称は二重線で消す

二重線で消す

先述した通り、返信用封筒には相手方の住所や宛て名に「行」や「宛」という敬称が付いているので、これらを消して様・御中と書き換えなければいけません。

あらかじめ記入されている敬称を消すとき、黒く塗りつぶしたり修正液で修正したりすることはマナー違反です。敬称を消す際は文字の上に2本の線をひくのが、返信用封筒の修正において正しいやり方といわれています。

消す時は綺麗な線を引く

縦書きの場合は縦に、横書きの場合は横に線をひくことが一般的な決まりとなっていますが、2重線のひきかたに明確な定義というものは存在しません。

ただし、縦や横といった文字の流れに沿って線をひくと、それほど目立たずに見た目もきれいな仕上がりになるので、文字の流れに合わせて2重線をひくのが無難といえるでしょう。

その他の修正ポイント

相手方だけでなく自分の名前である差出人の箇所があらかじめ記入されていたら、その箇所も修正しなくてはいけません。差出人の部分に「様」や「御中」が付いていたら、自分自身に様・御中をつけていることになるので、そのような敬称は2重線で消しておきましょう。

2重線はフリーハンドで書くと失敗する恐れがあります。仕上がりをきれいにするためにも、フリーハンドではなく定規を使って正確な直線を書いて消すことが大事です。修正あとの仕上がりがきれいになるように、正確に2重線をひくことが、返信用封筒の返し方のマナーといえます。

返信用封筒の裏面に差出人名を書く

差出人名を書く

受け取った返信用封筒に、自分の氏名および住所が記入されていなかった場合は、通常の封筒での送付と同様に、封筒の裏に自分の氏名や住所を書きましょう。返信用封筒は、通常の郵便物と違い、裏に差出人の氏名や住所を書くという決まりはありません。

返信用封筒は「必要事項を記入して返信してください」という意味合いのものです。そのため、必要事項だけ記入して裏に何も記入せずにそのまま返信するという人も、いることでしょう。

差出人名を書くと相手の負担が減る

しかし、返信用封筒は、企業が多くの対象者に送って大量の返信を受け取るケースが多いとされています。したがって、裏へ記入することは、誰が返信したのかわかりやすくなり、受け取り側の負担を軽くすることにもなるのです。

トラブル回避にも役立つ

また、返信用封筒を送付しても、郵便の際に何かしらのトラブルが発生して、受け取り側に届かないことがあります。

そのようなトラブルを想定して、返信用封筒の裏に差出人の氏名や住所を記入することが重要です。裏への記入をしていれば、何かトラブルがあってもまた差出人のもとへ戻ってきます。

返信用封筒の封のしめ印

封緘イメージ
返信用封筒に限らず封筒を送付する際は、書き方だけでなく封の仕方にもマナーがあります。そのマナーとは、何なのかを詳しく解説します。

封緘(ふうかん)とは?

最初にご紹介するのは、封筒の封をした箇所に「しめ」など漢字ひと文字を記入する「封緘」という手法です。封緘の「緘」という文字は、「とじひも」という意味があります。

つまり、封筒における封緘とは「荷物をひもでかたく縛って中のものをしっかりと守る」という意味合いがあるのです。

誰にも見られないようにする

封筒は、はがきと違い封を開けないと中のものを見ることができません。封緘をすることによって、中のものが誰にも見られていないという証拠にもなるのです。

封緘の仕方は、封をしたあとに「しめ」という漢字ひと文字を記入するだけであって、特別な封の仕方があるわけではありません。気をつけるべき点は、封が開かないようにしっかりと封をするくらいです。

封緘て絶対に必要なの?

では、返信用封筒の場合、返信時に封緘は必ず必要なのでしょうか。受け取り側が個人である場合は、封筒の内容によって封緘が必要な場合もあります。

公私ともに重要な事柄であった場合は、重要な書類が封筒されているという証拠である封緘をしたほうがいいでしょう。個人・法人に限らずビジネスで重要な封筒だった場合は「しめ」という漢字ひと文字ではなく「緘」という文字のほうが適しています。

「しめ」であっても間違いではありませんが、受け取り側に、よりしっかりとした印象を与えたい場合は「緘」のほうが良いといえます。

最後に

返信用封筒

返信用封筒は自分で能動的に送付するものではなく、相手方の指示にしたがって送り返すものです。しかし、返信用封筒の返し方はマナーというものがあるので、書き方や封の仕方などをしっかりと把握しておくことが大事です。

正しいマナーにしたがって返信することによって、相手方にも良い印象を与えることができるでしょう。

返信用封筒