源泉徴収票をなくしたときの対処法!そんな時は慌てずに再発行を依頼しよう

源泉徴収票をなくした時には再発行してもらう必要がありますが、この再発行の手続きをご存知ですか?源泉徴収票の再発行の手続きはさほど難しいものではありませんので安心してください。今回は源泉徴収票をなくしたときにどうなるか?源泉徴収票が必要なシーンや源泉徴収票をなくしたときの再発行の方法をご紹介したいと思います。

源泉徴収票をなくした場合に困るとき

源泉徴収票

源泉徴収票は、1月1日から12月31までの1年間の「給与の支払額」「控除」「所得税」などが書かれています。源泉徴収票で給与所得と納税の証明をすることができますので、色々な申請や手続きで必要になります。

源泉徴収票をなくした場合に困ることをご紹介したいと思います。

確定申告で必要

源泉徴収票をなくした場合、会社の仕事以外に副業の収入がある場合や高額医療費を支払った場合は、自分で確定申告をする必要があります。確定申告をすることで納税や控除での還付を受けとることができます。

納税と控除の還付

  • 副業の収入がある場合は「納税」する
  • 高額医療費を支払った場合は「還付金」を受け取る

確定申告をする際に、源泉徴収票を添付して税務署に提出しなければなりません。つまり源泉徴収票をなくした場合、確定申告ができないということになります。

住宅ローンの申し込みで必要

住宅ローンの審査では所得や納税が最も重要になりますので源泉徴収票を元に返済が可能かの審査をします。源泉徴収票がないと審査に通らず住宅ローンが組めないことになります。

賃貸の契約で必要

賃貸マンションなどを借りる際に、必ず源泉徴収票の提出が必要になります。不動産や貸主としては毎月ちゃんと家賃を支払ってくれるか?を確認するためです。

転職で必要

転職した際、前職の源泉徴収票を転職先の会社に提出しなければならないケースがあります。

もともと年末調整は会社がするものですが、転職した場合、年末調整を受けることができませんので、自分で確定申告するか転職先の会社で年末調整してもらうか、どちらかの手続きをする必要があります。

「自分確定申告をする」場合も「転職先の会社が転職前の会社の給料を含めて年末調整を行う」場合も源泉徴収票は必要です。ただし、転職先の会社に源泉徴収票を提出しなくても良い条件があります。

前職の給料支払日が転職先の会社と同じ年の場合は「転職先の会社が転職前の会社の給料を含めて年末調整を行う」ので源泉徴収票を提出しなくてもOKです。

例えば、2018年に退職し最後の給料が2018年に支払われ、2019年に転職先の会社に入社した場合、転職先の会社に源泉徴収票を提出する必要はありません。

ただし、2018年分は自分で確定申告をする必要があります。結局は・・・転職には源泉徴収票が必要ということですね。

扶養家族の申請で必要

配偶者を扶養家族の申請をする場合、退職時の源泉徴収票が必要になります。

保育園の申し込みで必要

保育園に入園する際、源泉徴収票が必要です。保育園の保育料は両親の所得によって異なりますので、両親の所得を証明する必要があります。そのために所得を証明する源泉徴収票を保育園に提出する必要があります。

気をつけなければならないのは、源泉徴収票は毎年保育園に提出する必要があります。入園時に源泉徴収票を提出して入園料が決まりますが、この保育量は両親の前年度の所得が基準になりますので、翌年にはまた前年度の所得証明書が必要になるわけです。ただし、保育園によっては自治体が直接所得を調べることもあり毎年源泉徴収票を提出しなくても良い保育園もあります。

源泉徴収票をなくした場合は再発行しよう

電話をしながら書類を見る女性

源泉徴収票は再発行できる

源泉徴収票をなくした場合、会社で再発行の手続きをします。従業員は必要なときに源泉徴収票を受け取る権利があり、会社は従業員から依頼があった場合には源泉徴収票を発行する義務があります。そして従業員にはなくした源泉徴収票を受け取る権利がありますので、申し訳なくて頼みづらいなどと遠慮せずに再発行を依頼しましょう。

源泉徴収票の再発行でやること

再発行依頼先に連絡する

なくした源泉徴収票の再発行は、源泉徴収票の発行元に連絡をします。会社員の場合は勤務先の会社に源泉徴収票の再発行依頼の連絡をします。

パートやアルバイトも同じく勤務先(源泉徴収票の発行元)に連絡しますが、複数の会社に勤務している場合はそれぞれの勤務先に源泉徴収票の再発行を連絡する必要があります。アルバイトのかけもちはよくありますよね。

派遣会社に登録して勤務している場合は、給料の支払いは派遣会社ですので、派遣会社に源泉徴収票の再発行の連絡をしましょう。

なくした源泉徴収票の再発行の依頼は会社の経理事務の担当者に口頭などで連絡しましょう。また電話、郵送、メールでの依頼でもOKです。

必要書類の用意

なくした源泉徴収票の再発行は、形式上で決められた申請書などはありませんが、会社によっては源泉徴収票の再発行申請書を用意している場合もありますので、会社の指示に従って申請書を提出しましょう。また必要な書類を添付する可能性もありますので会社に確認しましょう。

手数料の支払い

なくした源泉徴収票の再発行の手数料は基本的に無料ですが、勤務先の会社が経理事務を税理士事務所などに外部委託している場合には再発行のつど手数料を請求される可能性もあります。

従業員として源泉徴収票の発行は会社の義務ですので手数料を取ることはできませんが、再発行の場合、会社としては税理士への手数料がかかりますので、その分を依頼する側に請求する可能性があります。

再発行の場合は請求しても問題ないようですので、再発行の申請をする際は必ず手数料についても確認しましょう。

所得税法違反による源泉徴収票の発行義務

退職した後に源泉徴収票を再発行してもらう場合、「所得税法」で従業員が年の途中(1/1~12/31までの間)に退職した場合、原則として1ヶ月以内に源泉徴収票を発行して渡さなければならない決まりになっています。

源泉徴収しているのに源泉徴収票を発行しないのは所得税法違反になります。確定申告の際は源泉徴収票が必要ですので、確定申告に間に合うまでに再発行を請求しましょう。

源泉徴収票を再発行するまでにかかる時間

確定申告書を書く女性

なくした源泉徴収票を再発行する勤務先の都合や状況によって変わりますので、一概に何日掛かるとは言えません。すぐ再発行をと依頼しても経理事務を税理士事務所などに外部委託している場合はすぐ源泉徴収票の発行ができないこともありますので日数に余裕をもって依頼しましょう。

源泉徴収票の再発行を拒否されるケース

扶養控除申告書

なくした源泉徴収票の再発行は会社に必要書類を提出して依頼すれば会社は再発行する義務があります。しかし会社のいくつかの理由ですぐ再発行できないケースがあります。

例えば、経理事務を税理士事務所などの外部委託の場合はすぐ再発行できない、会社が倒産して連絡がとれない、吸収合併されて依頼するところがわからない、円満退職ではなくもめて喧嘩して辞めたので会社が拒否している…など。

会社で源泉徴収票の再発行をしてくれない場合は、会社の地域を管轄している税務署に相談しましょう。「源泉徴収票不交付の届出書」という書類を提出すると税務署から会社に指導ができるので再発行をしてくれないということはありません。

再発行後に源泉徴収票が追加で必要になったら

なくした源泉徴収票の再発行をしてもらった後、再度源泉徴収票が必要になった場合でも何度でも依頼することができます。源泉徴収票の発行数に制限はありませんので大丈夫です。

ただし、源泉徴収票の提出先によってはコピーでもOKのことがありますのでその場合は担当者に面倒をかけないためにコピーを提出しましょう。

まとめ

源泉徴収票

源泉徴収票をなくしたとしても会社に再発行を依頼するだけですのでとっても簡単ですよね。源泉徴収票は小さいサイズの用紙ですのでどこかの書類に紛れ込んだり紛失してもおかしくありません。いざ必要な時に慌てることの無い様、源泉徴収票をもらったらすぐファイルに入れておきましょう。